Det skall finnas en krisledningsorganisation på företaget, som vid en allvarlig incident eller vid en kris, omedelbart kan rycka in för att lösa de problem som uppstått. Denna krisledningsorganisation skall ha ett mandat att hantera den akuta situationen. Målsättningen för denna organisation skall vara att arbeta för att hela bolaget skall kunna återgå till normal verksamhet så snabbt som möjligt.
Förslag på krisledningsorganisation
- Krisledare
- Administratör
- Personalansvarig – egen personal
- Försäljningsansvarig
- Informationsansvarig mot kunder, press och allmänhet
- Informationsansvarig för intern information
- Driftsansvarig
- IT-ansvarig
Upprätta arbetsbeskrivning för krisledningsorganisationen
Krisledaren
- -Sammankallande för gruppen
- Ansvarar för att gruppen samlas omedelbart
- Leder och samordnar arbetet under tid som krisledningsorganisationen är verksam
- Håller högsta ledningen informerad om krisens utveckling
Administratören
- Dokumenterar inkommen och sökt information
- Protokollför vilka beslut som fattas när och av vem
Personalansvarig – egen personal
- Håller kontakt med eventuella drabbade personer, deras familjer och anhöriga
- Upprättar kriscenter, till exempel psykologer, präster etc.
- Skall underhålla personalens arbetsförmåga, tillser att personalen får mat, extra arbetskläder o dyl.
Försäljningsansvarig
- Upprättar och justerar kundregister löpande
- Ha god kännedom om viktiga och/eller känsliga kunder
- Upprätthåller kontinuerlig kontakt med kunder
- Kontinuerligt förse kunderna med rätt information
Informationsansvarig mot kunder, press och allmänhet
- Vara företagets ansikte utåt
- Samordna all information som går ut från företaget till kund och massmedia
- Skriva pressreleaser
- Anordnar presskonferenser
Informationsansvarig för intern information
- Ansvara för att alla anställda hålls informerade om krisens utveckling
Driftsansvarig
- Leda arbetet med att komma tillbaka i full verksamhet
- Tillfälligt omfördela/flytta produktion
- Eventuellt återanskaffa maskinpark
IT-ansvarig
- Löser samtliga IT-frågor
Riskanalys
Genom scenarioanalyser kartlägga bolagets viktigaste och mest vitala processer för att identifiera vilka händelser och risker som kan påverka bolagets möjligheter att behålla kontinuiteten i verksamheten. Identifierade risker måste åtgärder genom att man undanröjer risker eller ser till att man har alternativa planer för att bedriva verksamheten om bolaget skulle drabbas av den identifierade risken.
Test
Genom övningar där katastrofscenarion riggas utsätts katastrofgruppens medlemmar och den planering och förberedelse som är gjord för tuff ansträngning med syftet att få insikt om hur det är att arbeta under den typen av stress samt få ett kvitto på att katastrofarbetet håller måttet.
Utvärdering
Efter varje incident eller kris är det viktigt att ta tillvara erfarenheterna genom en utvärdering av arbetet med krisledning och krishantering. Dokumentationen från krisens faser bör även följas upp med tex intervjuer, enkäter mm. Syftet är att identifiera förbättringsåtgärder för att ytterligare stärka krishanteringsförmågan.
